Intratuin eligió FreshPortal Software porque su sistema de gestión de pedidos (OMS) no estaba suficientemente adaptado al sector verde.
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La velocidad es muy importante para una franquicia como Intratuin. Sus 67 tiendas cuentan con una oficina central de servicios y dos centros de distribución: uno para artículos no vivos y otro para plantas y flores. "La dinámica propia del producto vivo exigía una automatización adecuada del proceso de pedidos", dice Frank de Groot, responsable de Intratuin Groencentrum. FreshPortal Software tiene un papel clave en esto.
Intratuin eligió FreshPortal Software porque el sistema de gestión de pedidos (OMS) existente no estaba suficientemente adaptado al producto vivo: productos que se caracterizan por crecer, madurar o tener una vida útil limitada. Eso tiene un gran impacto tanto en el precio de compra como en el de venta. En FreshPortal Software, todo esto está bajo control.
De Groot: "Además, trabajamos con muchos proveedores distintos que ofrecen y entregan sus productos de formas muy variadas. Esa dinámica característica exige la automatización y el manejo logístico adecuados." FreshPortal Software se distingue en esto por varias características clave: funciona en la nube, es modular, escalable y relativamente fácil de integrar mediante API. "El diseño y la funcionalidad del software se basan en una amplia experiencia en nuestro sector", explica Vincent Romijnders, analista de información que participó en el proyecto.
Implementación
Como gerente general, Frank de Groot está a cargo desde noviembre de 2022 de la gestión diaria del Intratuin Groencentrum, que maneja las compras y la logística de plantas y flores para las 67 tiendas de la franquicia. Del pedido a la entrega. También es miembro del equipo directivo de Intratuin Países Bajos, donde fue responsable de toda la cadena de suministro durante casi un año antes de su cargo actual.
"Mucho antes de que asumiera como gerente de Intratuin Groencentrum, ya estaba en marcha un programa para implementar FreshPortal Software." La incorporación de funciones adicionales se había retrasado, en parte por una gran mudanza. "Así que hacía falta un nuevo impulso", dice De Groot, quien ocupa cargos directivos en el sector verde y la logística desde 1987. "Después de un periodo en artículos no vivos, aquí volví a concentrarme en el producto vivo."
El objetivo era integrar el ERP de FreshPortal con el sistema WMS existente y el portal web asociado que usan los gerentes de producto de las tiendas Intratuin para hacer sus pedidos. Dentro del conjunto de aplicaciones best-of-breed (una combinación integrada de herramientas que han demostrado su valor en el sector), el portal web, el software de gestión de bodega (WMS), el sistema de gestión de información de producto (PIM) y el software de gestión de datos maestros se complementan con software para el procesamiento financiero.
Las conexiones entre FreshPortal y las demás aplicaciones se basan en API modernas del lado de FreshPortal y se usan a través de Microsoft Azure Service Bus. Este Enterprise Service Bus (ESB) es una capa intermedia que permite que todos los sistemas estén "débilmente acoplados": los sistemas no se comunican directamente entre sí. "Los servicios y los datos se reutilizan, el monitoreo se organiza mejor y las aplicaciones siguen desacopladas, de modo que, ante una falla inesperada, los mensajes quedan en cola y se pueden enviar y procesar después. Los demás procesos y sistemas siguen funcionando con normalidad", dice Romijnders.
Ventajas
Frank de Groot: "Nuestro entorno de compras anterior estaba pensado sobre todo para artículos no vivos y, como dije, le faltaban varias funciones importantes en el sector verde. Ahora FreshPortal Software se usa para la oferta, las compras y la gestión de pedidos, donde la transferencia precisa de datos para su procesamiento y el flujo del proceso en la cadena de suministro son clave."
La oferta de los productores se enriquece con distintos datos relevantes para el producto vivo, en combinación con una conexión al sistema PIM, y se muestra en el portal web mencionado a través de FreshPortal Software. Los pedidos de las tiendas se consolidan de forma inteligente en órdenes de compra, también vía FreshPortal, que luego se envían a los distintos productores para su confirmación. Esto se hace, de forma automática o manual, por distintos canales de compra, incluidos Floriday y el comercio directo. Si cambian las cantidades, los pedidos de las tiendas se redistribuyen de forma inteligente.
Según el responsable, otros beneficios son una mejor visibilidad de la cadena logística y, con ella, más control sobre el proceso. "Otra ventaja es que FreshPortal nos da mucha más flexibilidad para cambiar pedidos una vez hechos. Por ejemplo, podemos elegir productos alternativos o un método u horario de entrega distinto. La temporada alta ya demostró que, en parte gracias al software de FreshPortal, nuestra logística también se volvió más eficiente."
Un buen complemento
A Frank de Groot le resulta muy agradable trabajar con el equipo de FreshPortal Software. "Entienden a fondo nuestro negocio y conocen bien los aspectos técnicos. Saben muy bien qué es posible y qué no. Dentro de la alianza, complementan muy bien a nuestro propio equipo de TI. El conocimiento del sector es esencial para el éxito de este tipo de proyectos."
"Además, como usuarios tenemos nuestros deseos y requisitos específicos. FreshPortal siempre respondió bien a ellos. Cuando fue posible, los convirtieron en una respuesta concreta. Nuestra colaboración fue muy intensa durante varios meses. Eso aseguró que todos estuvieran al tanto de los temas y requisitos importantes."
Puntos de atención
La primera parte de la integración con FreshPortal se completó en 2022, y en la primavera de 2023 se cerraron varias ampliaciones y ajustes solicitados. El software ya funciona de forma satisfactoria desde hace un tiempo: "Estamos satisfechos con cómo funciona todo ahora, incluso en temporada alta. Ahora lo vamos a evaluar internamente. Sin duda saldrán deseos y puntos de atención. Después del verano volveremos a involucrar al equipo de FreshPortal para ver qué nuevos temas abordamos de cara a 2024."
Al final, todo el proceso, desde la primera presentación, la demo y los talleres hasta la implementación real, tomó más de un año. Después de que De Groot asumió, las cosas realmente empezaron a avanzar, y la implementación se completó en pocos meses. "Uno sabe que los proyectos de automatización siempre toman más tiempo del que piensa o espera de antemano. Aquí también fue difícil a veces, pero junto con el equipo de FreshPortal lo logramos muy bien."