Cómo Esperit Elements reemplazó sus sistemas heredados por FreshPortal para ver su stock, ventas y pedidos en tiempo real.
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Esperit Elements es un proveedor en rápido crecimiento de arreglos creativos de plantas en macetas, cuencos, canastas y otros empaques. Cuando la empresa empezó a llegar al límite de sus sistemas de información, buscó una herramienta todo en uno, moderna y escalable. "FreshPortal es un sistema completo que cumple con todo lo que queríamos", dice Wouter Persoon, copropietario de Esperit Elements. "Ahora podemos pasar a la siguiente fase de nuestro desarrollo."
"FreshPortal es un sistema completo que cumple con todo lo que queríamos."
Gracias a FreshPortal Software, la empresa ahora ve en tiempo real su stock, sus ventas y sus pedidos pendientes. Además, cálculos precisos del costo generan automáticamente los precios de venta recomendados correctos. "Hasta que implementamos FreshPortal, trabajábamos con un sistema de TI desactualizado combinado con soluciones propias en Excel", recuerda Persoon. "Después de casi veinte años, sencillamente nos habíamos quedado grandes para él. Sobre todo por el enorme crecimiento de los últimos años, se había vuelto esencial profesionalizar a fondo nuestro sistema central."
"En Esperit Elements nos gusta tener claro hacia dónde vamos como organización", continúa el copropietario. "Eso significa crear primero una base sólida. Cuando el tronco está bien enraizado, se pueden empezar a agregar ramas. Así abordamos la implementación de FreshPortal: una decisión bien fundamentada, pensando en la manejabilidad, la rendición de cuentas y la preparación para el futuro."
Cuando Persoon y su equipo empezaron a explorar el mercado de ERP, pronto encontraron a este jugador especializado con un fuerte perfil nacional e internacional. "Entienden las necesidades específicas del mercado y compartían una visión parecida sobre el desarrollo de su software." Durante la implementación, FreshPortal Software (un paquete todo en uno para la horticultura ornamental, completamente en la nube, modular, escalable y fácil de usar) se siguió perfeccionando. Hoy casi todos los procesos del negocio están cubiertos dentro del software.
"Entienden las necesidades específicas del mercado y compartían una visión parecida sobre el desarrollo de su software."
Un reto complejo
Romek Piechowiak, que participa desde FreshPortal Software en las implementaciones más grandes, lo confirma: "Normalmente me enfoco en proyectos que van más allá de configurar nuestra versión estándar, así que estoy acostumbrado a retos de clientes más complejos. La dinámica con Esperit Elements fue de otro orden. Nos entusiasmó de verdad su visión de un sistema que lo abarcara todo, y vimos grandes oportunidades para seguir desarrollando nuestro propio software."
Esperit Elements opera de forma independiente junto a sus empresas hermanas, igual de autónomas, Esperit Young Plants y Esperit Plants: tres empresas que se complementan perfectamente, todas conectadas a través del empresario Jan van Geest, con quien Wouter Persoon fundó Esperit Elements hace casi veinte años. Se conocieron en un curso. "Mi padre era productor, así que conocía el sector. Conversando con Jan surgió la idea de los arreglos."
Su negocio se distingue por abastecer a exportadores con grandes volúmenes de un producto completo: productos mixtos y arreglos con distintos componentes (plantas, macetas, empaques y otros materiales). Los clientes finales incluyen centros de jardinería, floristerías y tiendas de bricolaje. Esperit Elements maneja tres líneas de producto: Seasonalss, Specialss y Solutionss, es decir, arreglos de temporada, una línea de productos exclusivos y una colección completa de combinaciones de planta y maceta.
Transición completa
Para comercializar todo esto de forma efectiva y eficiente, la empresa ahora tiene visibilidad total del stock, los pedidos y los arreglos que se pueden armar sin compras adicionales. Los procesos de órdenes de compra, desarrollo de producto y producción real también están totalmente cubiertos. "Todo nuestro negocio funciona ahora con FreshPortal", dice un entusiasmado Wouter Persoon. "Con información más rápida y mejor, en parte gracias a tableros de BI conectados a FreshPortal, logramos hacer nuestra operación más efectiva y eficiente." Se usan varios módulos de FreshPortal, entre ellos herramientas para optimizar la producción: órdenes de picking, dispositivos de mano y una pantalla de procesamiento de mezclas como apoyo visual en la planta, que agilizaron varios procesos y mejoraron la eficiencia y la calidad.
"Logramos hacer nuestra operación más efectiva y eficiente."
La transición al nuevo software ya está completa. "Todo salió bien. A veces las cosas tomaron más tiempo de lo planeado, pero en parte porque nosotros mismos no estábamos del todo listos para ciertas cosas, y en parte por el desarrollo continuo de FreshPortal. Los factores clave de éxito fueron nuestra visión clara de lo que queríamos lograr y el compromiso y la flexibilidad de todos, sobre todo de nuestros propios empleados, que se adaptaron rápido al sistema gracias a configuraciones pensadas para cada usuario."
Tanto Esperit Elements como FreshPortal Software dieron un paso adelante con este camino conjunto. "En FreshPortal veo que ellos también crecieron y se profesionalizaron de verdad, por ejemplo en el servicio al cliente y la mesa de ayuda, que se caracterizan por un trato personal y con conocimiento. Como cliente no tiene que explicar todo el tiempo quién es y a qué se dedica. Espero que siga así. Para nosotros, FreshPortal demostró ser un socio confiable con un conocimiento profundo y amplio del sector, un conocimiento indispensable para el éxito de proyectos de automatización de esta escala."
"Para nosotros, FreshPortal demostró ser un socio confiable con un conocimiento profundo y amplio del sector."
Mantener el control
Mientras tanto, el desarrollo sigue. En la hoja de ruta de corto plazo, por ejemplo, hay una pantalla grande en la nave central de Esperit Elements con una vista completa de la operación: pedidos, avance de la producción, transporte listo para salir y más. "Además de acelerar, mejorar y ampliar de forma continua, mantener la visión general, tener información útil y conservar la estructura siguen siendo muy importantes."